Kiểm kê kho nhà thuốc là đếm thực tế từng mặt hàng theo từng lô, so với số trong phần mềm, rồi tìm ra và sửa nguyên nhân của mọi chênh lệch. Phần đếm chỉ chiếm nửa công việc; nửa còn lại là hiểu vì sao số lệch, vì cùng một nguyên nhân sẽ tiếp tục làm lệch số nếu không sửa.
Bài này dành cho chủ nhà thuốc và dược sĩ phụ trách muốn kiểm kê đều đặn mà không phải đóng cửa cả ngày. Bài so sánh kiểm kê toàn bộ với kiểm kê luân phiên, đưa ra trình tự chuẩn bị và cách đếm, liệt kê các nguyên nhân chênh lệch hay gặp, cách nhờ AI tìm quy luật trong số liệu chênh lệch, và xử lý hao hụt sao cho không biến buổi kiểm kê thành buổi truy lỗi nhân viên. Các yêu cầu riêng với thuốc kiểm soát đặc biệt bạn làm theo văn bản hiện hành.
Kiểm kê toàn bộ hay kiểm kê luân phiên
Hai cách không loại trừ nhau. Nhiều nhà thuốc kiểm luân phiên hằng tuần và kiểm toàn bộ một hai lần mỗi năm.
| Tiêu chí | Kiểm kê toàn bộ | Kiểm kê luân phiên |
|---|---|---|
| Cách làm | Đếm mọi mặt hàng trong một lần, thường ngoài giờ bán | Mỗi tuần đếm một nhóm kệ hoặc một nhóm hàng, xoay vòng hết kho trong một khoảng thời gian |
| Ưu điểm | Có bức tranh trọn vẹn tại một thời điểm, khớp với kỳ quyết toán | Ít ảnh hưởng bán hàng, phát hiện sai lệch sớm, người đếm không bị mệt |
| Nhược điểm | Mất nhiều giờ, dễ mệt và đếm sai về cuối | Cần kỷ luật để không bỏ sót nhóm nào trong vòng xoay |
| Hợp khi | Cuối năm, khi đổi phần mềm, khi đổi dược sĩ phụ trách, khi nghi có thất thoát lớn | Vận hành thường ngày của nhà thuốc nhỏ và vừa |
| Ưu tiên luân phiên | Không áp dụng | Hàng giá trị cao, hàng bán nhanh, hàng hay lệch nên đếm thường xuyên hơn |
Một vòng xoay hợp lý cho nhà thuốc nhỏ là chia kho thành khoảng tám đến mười hai nhóm theo mã vị trí kệ, mỗi tuần đếm một nhóm. Kết hợp với lịch rà hạn dùng hằng tháng, mỗi hộp thuốc được người cầm lên nhìn ít nhất vài lần trong năm.
Chuẩn bị trước buổi kiểm kê
Phần lớn sai số trong kiểm kê đến từ việc hàng đang di chuyển trong lúc đếm. Chuẩn bị tốt là chặn được điều đó.
- Chọn thời điểm: ngoài giờ bán với kiểm toàn bộ, giờ vắng khách với kiểm luân phiên.
- Xử lý hết chứng từ đang treo: hoá đơn bán chưa nhập, phiếu nhập chưa ghi, phiếu trả hàng chưa xong. Ghi rõ những gì còn treo nếu không xử lý kịp.
- Gom hàng trong khay trả hàng, hàng khách gửi lại, hàng vừa nhận chưa lên kệ về đúng chỗ hoặc để riêng có ghi chú.
- In hoặc xuất danh sách đếm theo mã vị trí, có cột lô và hạn dùng, nhưng ẩn cột số lượng trong máy để người đếm không bị ảnh hưởng.
- Phân công theo cặp: một người đếm, một người ghi hoặc kiểm lại. Người đếm không nên là người phụ trách khu đó hằng ngày.
- Thống nhất cách đếm hàng lẻ: hộp đã mở, vỉ lẻ, chai đã dùng một phần đếm thế nào, quy về đơn vị nào.
- Chuẩn bị khay riêng cho hàng hỏng, hàng hết hạn phát hiện trong lúc đếm.
Với nhà thuốc có thuốc kiểm soát đặc biệt, kiểm kê nhóm này thường có yêu cầu riêng về người tham gia, sổ sách và biên bản; làm đúng theo văn bản hiện hành, không gộp chung với buổi kiểm luân phiên thông thường.
Đếm thế nào cho đúng
Đếm theo lô, không chỉ theo mã hàng. Tổng số có thể khớp trong khi từng lô lệch: lô cũ còn nhiều hơn máy ghi, lô mới ít hơn. Sai lệch kiểu này làm báo cáo hạn dùng sai và làm khó khi có thu hồi. Ghi số lượng từng lô riêng.
Đếm hai lần với hàng giá trị cao. Người thứ hai đếm độc lập, không nhìn số của người thứ nhất. Hai số khác nhau thì đếm lần ba.
Đừng đếm theo trí nhớ. Câu "chỗ này em biết còn năm hộp" là nguồn sai số quen thuộc. Mọi số ghi vào phiếu phải là số vừa đếm.
Mở thùng nguyên đai khi có nghi ngờ. Thùng nguyên đai thường được đếm theo quy cách in ngoài thùng. Nếu thùng có dấu hiệu đã mở, đã dán lại, hoặc nhẹ bất thường, mở ra đếm.
Ghi tình trạng song song với số lượng. Hộp móp, vỉ phồng, chai rỉ, nhãn mờ, hạn dùng sắp tới: ghi chú và tách ra khay riêng ngay lúc đếm, đừng để sau.
Những nguyên nhân chênh lệch hay gặp ở nhà thuốc
Trước khi nghĩ tới mất cắp, hãy loại trừ các nguyên nhân phổ biến hơn nhiều:
- Bán lẻ theo vỉ hoặc theo viên nhưng nhập hàng theo hộp, quy đổi đơn vị trong phần mềm sai.
- Nhân viên chọn nhầm mã hàng gần giống khi lập hoá đơn, nhất là các hàm lượng khác nhau của cùng một sản phẩm.
- Hoá đơn bán lúc đông khách chưa được nhập vào máy, hoặc bị nhập trùng hai lần.
- Hàng trả nhà cung cấp, hàng huỷ, hàng tặng chưa được ghi giảm trong phần mềm.
- Nhận hàng thiếu so với hoá đơn nhưng vẫn nhập đủ số theo hoá đơn.
- Hàng dùng nội bộ, hàng mẫu, hàng đổi cho khách không được ghi nhận.
- Hàng nằm ở vị trí khác, không được đếm vì không có trên danh sách vị trí đó.
Mỗi chênh lệch nên được gắn một trong các nguyên nhân trên hoặc ghi "chưa rõ". Sau vài tháng, tỷ lệ nguyên nhân cho thấy lỗi nằm ở khâu nào của quy trình: nhập hàng, bán hàng hay xử lý hàng trả.
Dùng AI tìm quy luật trong số chênh lệch
Khi đã có vài kỳ kiểm kê, bảng chênh lệch trở thành dữ liệu quý. Xuất một bảng gồm ngày kiểm kê, mã hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, số máy, số đếm, chênh lệch, nguyên nhân đã ghi, mã vị trí. Không đưa tên nhân viên vào bảng gửi AI; mục tiêu là tìm lỗi quy trình chứ không phải tìm người.
Câu lệnh mẫu: "Đây là bảng chênh lệch kiểm kê sáu tháng của một nhà thuốc nhỏ. Hãy tìm các quy luật: nhóm hàng nào lệch thường xuyên nhất, lệch theo chiều thừa hay thiếu, có liên quan tới đơn vị tính hoặc vị trí kệ không, nguyên nhân nào chiếm tỷ lệ cao nhất. Trình bày thành danh sách ngắn kèm số liệu, và gợi ý câu hỏi để dược sĩ kiểm tra tiếp." Câu hỏi gợi ý thường có ích hơn kết luận.
Ví dụ giả định: AI chỉ ra rằng phần lớn chênh lệch thiếu nằm ở các mặt hàng bán theo vỉ, trong khi hàng bán nguyên hộp gần như khớp. Đó là dấu hiệu nên kiểm lại cách quy đổi đơn vị trong phần mềm trước khi nghĩ tới bất cứ điều gì khác. Kiểm lại bằng cách lấy vài mã hàng, xem lịch sử bán theo vỉ và tự tính. Nếu đúng, sửa quy đổi và đào tạo lại thao tác bán lẻ; kỳ kiểm kê sau sẽ cho biết đã hết lệch chưa.
Những khu hay bị bỏ sót khi kiểm kê
Danh sách đếm in từ phần mềm thường bám theo kệ bán, nên các khu nằm ngoài lối đi chính rất dễ bị quên. Tủ lạnh là ví dụ đầu tiên: người đếm ngại mở tủ lâu vì sợ nhiệt độ lên, nên đếm qua loa hoặc để "lúc khác". Cách làm tốt là đếm tủ lạnh riêng, nhanh, theo danh sách đã in sẵn lô và vị trí từng ngăn, mở cửa tủ trong thời gian ngắn nhất, và đọc nhiệt kế ngay sau khi đóng lại.
Khu chờ xử lý cũng phải được đếm. Hàng cận hạn chờ trả, hàng hết hạn chờ huỷ, hàng thu hồi chờ nhà cung cấp lấy vẫn là hàng nằm trong kho, vẫn có trong phần mềm ở một trạng thái nào đó. Nếu không đếm, khi nhà cung cấp tới lấy mới phát hiện thiếu, và lúc đó không còn biết thiếu từ bao giờ.
Hàng khuyến mãi, hàng tặng kèm, hàng mẫu và vật tư như túi, hộp đựng thường không được nhập đầy đủ vào phần mềm, nên chúng không xuất hiện trong danh sách đếm. Chúng ít giá trị về tiền nhưng có hạn dùng, có khi là thực phẩm bảo vệ sức khoẻ hay mỹ phẩm, và vẫn có thể bị đưa cho khách khi đã quá hạn. Nên lập một danh sách riêng cho nhóm này và đếm cùng kỳ kiểm kê toàn bộ.
Cuối cùng là hàng ở ngoài nhà thuốc: hàng gửi tạm ở cơ sở khác khi mất điện, hàng đang trên đường trả về nhà cung cấp. Ghi rõ trong biên bản để số liệu không bị coi là thiếu.
Xử lý hao hụt và nghi ngờ thất thoát
Sau khi đã loại trừ lỗi quy trình mà vẫn còn chênh lệch thiếu kéo dài ở một số mặt hàng, chủ nhà thuốc cần xem xét khả năng thất thoát. Cách tiếp cận nên bình tĩnh và dựa trên số liệu: mặt hàng nào, khu nào, khoảng thời gian nào. Tăng tần suất kiểm luân phiên cho nhóm đó, giới hạn người tiếp cận khu kho, xem lại quy trình nhận hàng và trả hàng. Phần an ninh như camera, khoá tủ, ca tối có bàn riêng ở trang AI An Ninh; ở đây chỉ nhắc rằng biện pháp kỹ thuật nên đi kèm quy trình rõ ràng.
Khi chênh lệch được xác định, điều chỉnh số trong phần mềm phải có lý do, có người duyệt và lưu biên bản. Không điều chỉnh âm thầm để số "đẹp". Một nhà thuốc có lịch sử điều chỉnh minh bạch dễ giải trình hơn rất nhiều so với nơi số luôn khớp một cách khó tin.
Có một trường hợp cần xử lý khác: khi kiểm kê phát hiện đã bán nhầm, ví dụ một lô đã quá hạn bị trừ kho vì có hoá đơn bán, hay một mã hàng bị trừ thay cho mã có hàm lượng khác. Nếu truy được khách qua hoá đơn có thông tin khách quen, dược sĩ liên hệ khách, đề nghị mang thuốc tới kiểm, và khuyên khách hỏi bác sĩ điều trị nếu đã dùng. Khách có biểu hiện như khó thở, sưng mặt, lơ mơ, co giật cần gọi cấp cứu ngay. Ghi lại sự việc vào sổ theo dõi sai sót để sửa quy trình.
Câu hỏi thường gặp
Nhà thuốc nhỏ nên kiểm kê toàn bộ bao lâu một lần?
Nhiều nhà thuốc kiểm toàn bộ một hoặc hai lần mỗi năm, thường vào cuối năm, và kiểm luân phiên hằng tuần trong thời gian còn lại. Nhóm thuốc kiểm soát đặc biệt có yêu cầu riêng theo quy định hiện hành, cần làm đúng lịch và đúng biên bản.
Có nên để người phụ trách khu kho tự đếm khu của mình không?
Nên để người khác đếm hoặc ít nhất có người thứ hai kiểm lại. Người phụ trách hằng ngày dễ đếm theo trí nhớ và bỏ qua những chỗ mình cho là đúng. Đổi người đếm giúp phát hiện sai lệch khách quan hơn.
Đưa bảng chênh lệch kiểm kê vào AI có vấn đề gì không?
Bảng chỉ có mã hàng, số lượng và nguyên nhân thì rủi ro thấp. Không đưa tên nhân viên, thông tin khách hàng hay giá nhập. Dùng AI để tìm quy luật và gợi ý câu hỏi, còn kết luận về nguyên nhân phải do dược sĩ kiểm tra thực tế.
Chênh lệch nhỏ có cần điều chỉnh không?
Có, và vẫn cần ghi lý do. Chênh lệch nhỏ cộng dồn nhiều tháng sẽ làm sai báo cáo tồn kho, hạn dùng và đề xuất đặt hàng. Quan trọng hơn, chênh lệch nhỏ lặp lại ở cùng nhóm hàng thường chỉ ra một lỗi quy trình cần sửa.
Kiểm kê phát hiện thuốc không rõ nguồn gốc trong kho thì làm gì?
Tách ngay khỏi khu bán, ghi nhận bằng ảnh, tra lại hồ sơ nhập. Nếu không có hoá đơn, chứng từ hợp lệ, không bán và báo dược sĩ phụ trách xử lý theo quy định hiện hành. Đây cũng là dịp rà lại quy trình nhận hàng.
Làm sao kiểm kê mà không phải đóng cửa nhà thuốc?
Dùng kiểm kê luân phiên: mỗi tuần đếm một nhóm kệ vào giờ vắng khách, xoay vòng hết kho trong vài tháng. Kiểm kê toàn bộ để dành cho cuối năm hoặc khi có thay đổi lớn, làm ngoài giờ bán.